L’evoluzione digitale dei Documenti Di Trasporto
All’interno di un ciclo di acquisto vengono coinvolti molti documenti quali la fattura, l’ordine d’acquisto e il documento di trasporto.
L’entrata in vigore del Decreto Ministeriale 17 giugno 2014 ha dato alla digitalizzazione del ciclo degli acquisti un’importante e decisiva spinta in avanti. Questo DM infatti stabilisce che i Documenti di Trasporto possono essere gestiti in modalità elettronica, ovvero senza necessità per il trasportatore di rilasciare copia cartacea al destinatario finale.
La digitalizzazione del ciclo degli acquisti è un processo graduale che viene portato avanti dall’Agenzia per l’Italia digitale con il supporto delle imprese e dell’Università degli Studi di Milano Bicocca.
Il Documento Di Trasporto
Quando si spedisce un pacco, le normative di trasporto e la burocrazia fiscale possono diventare un problema, soprattutto per chi non ha dimestichezza con gli adempimenti aziendali.
Di seguito vi spieghiamo meglio cos’è il Documento Di Trasporto e quando è obbligatorio.
In generale il Documento di trasporto è l’atto che certifica il contratto di trasporto delle merci tra spedizioniere e committente.
In pratica il documento di trasporto è la prova scritta del contratto di trasporto tra il mittente e il vettore o spedizioniere, per cui attesta che un bene è stato consegnato al destinatario.
Il documento deve essere emesso in duplice copia: una resta all’azienda spedizioniera e l’altra viene consegnata al cliente, che lo usa come ricevuta.
A differenza del DDT, la fattura elettronica è più simile al documento contabile, che attesta i beni e servizi forniti da un’azienda a un cliente, in base alla legge italiana però non tutti i DDT sono sostituiti dalla fattura elettronica.
Infine, il documento di trasporto può essere cartaceo ma anche telematico.
DDT, da cartaceo a digitale
Il Documento Di Trasporto digitale (DDT) è un documento informatico di trasporto, riconoscibile ai sensi di Legge come “documento giuridico valido“, sostitutivo del documento cartaceo utilizzato nell’ambito della movimentazione di merci.
Il DDT informatico viene creato per mezzo di un software gestionale, esattamente come il vecchio documento cartaceo, ma diversamente da quest’ultimo viene trasmesso telematicamente e conservato in formato elettronico sotto forma di file.
Al fine di favorire digitalizzazione dei processi e dematerializzazione dei documenti, il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 ha stabilito che i Documenti di Trasporto possono essere gestiti in modalità elettronica. In questo modo è possibile dematerializzare e gestire totalmente in digitale i documenti coinvolti nel ciclo dell’ordine:
- Fattura
- Ordine d’Acquisto
- Documento Di Trasporto (DDT)
Il Documento Di Trasporto digitale (DDT) è un file che riporta le informazioni relative al trasferimento della merce, sia essa venduta o ceduta gratuitamente tra due aziende. Il documento di trasporto non ha una struttura definita e può assumere diverse forme: dalla ricevuta di consegna, alla lettera accompagnatoria o alla bolla di trasporto.
DDT: Il processo di digitalizzazione
Il processo di digitalizzazione dei documenti cartacei può essere molto semplice:
Tecnicamente, la digitalizzazione di una fattura o di un ordine d’acquisto non prevede grosse difficoltà perché normalmente nascono già digitali tramite appositi e moderni software per la gestione della logistica oppure possono essere acquisiti tramite scanner e digitalizzati.
La digitalizzazione del ciclo degli acquisti è fondamentale per ridurre i costi e migliorare l’efficienza aziendale: le fatture elettroniche sono ormai una realtà consolidata e, se analizziamo il processo nel suo insieme, scopriamo che non serve alcuna firma digitale per dematerializzare i documenti coinvolti nel ciclo dell’ordine.
La dematerializzazione dei documenti consente di ridurre i costi e semplificare le procedure, soprattutto nell’ambito di acquisti o spedizioni internazionali.
Una soluzione facile, sicura ed economica per digitalizzare i tuoi Documenti di Trasporto (DDT) è quella di utilizzare un portale Web che consente di generare in modalità elettronica il documento, firmarlo digitalmente o con la marca temporale, inviarlo al destinatario attraverso posta elettronica, salvare copia su supporto informatico o conservarlo in un archivio elettronico.
I vantaggi del DDT digitale
La rivoluzione digitale ha investito anche l’ambito dei trasporti e si sta rapidamente diffondendo tra le aziende che operano nel settore della logistica, pensiamo ad esempio a come si sono sviluppati gli ecommerce negli ultimi anni e di come la digitalizzazione abbia loro semplificato molti passaggi.
Uno dei primi passi che le società hanno intrapreso è stato quello di digitalizzare i documenti di trasporto, ovvero una procedura volta a ridurre la carta utilizzata per la gestione dei trasporti e a sostituire le informazioni cartacee con file digitali.
Questa trasformazione digitale ha apportato numerosi vantaggi in termini di efficienza, sicurezza e semplicità:
- Risparmio economico: la dematerializzazione del Documento Di Trasporto elimina tutti i costi legati alla stampa e all’invio della documentazione cartacea;
- Risparmio di tempo: I documenti elettronici possono essere creati velocemente, appuntati direttamente sul dispositivo mobile senza rifare tutta la procedura per ogni destinatario;
- Sicurezza nei vari passaggi nell’intero ciclo di gestione del documento
La digitalizzazione della documentazione consente inoltre di eliminare il rischio d’errore legato alla fatturazione manuale (bollata sulla copia cartacea) e all’archiviazione fisica delle copie cartacee.
